Affittare un locale commerciale è un passo decisivo e spesso impegnativo per chi desidera avviare una nuova attività o ampliare la propria presenza sul territorio. Prima di sottoscrivere un contratto di locazione, è fondamentale comprendere quali siano i documenti necessari sia per il locatore che per il conduttore, evitare rischi e assicurarsi che l’immobile soddisfi tutte le normative vigenti. Di seguito, tutto quello che serve sapere, dalle carte essenziali agli accorgimenti fondamentali per una scelta consapevole e sicura.
I documenti indispensabili per il locatore
Il proprietario che desidera affittare un locale commerciale deve predisporre una serie di documenti ufficiali. Tali documenti consentono di attestare la proprietà, la regolarità edilizia e il corretto stato dell’immobile. Ecco quelli più importanti:
- Documento di identità e codice fiscale del locatore, che permettono di identificarlo in modo inequivocabile e sono necessari per la registrazione del contratto presso l’Agenzia delle Entrate.
- Piantina catastale o planimetria dell’immobile, utile a definire gli spazi e le caratteristiche strutturali del locale che verrà concesso in affitto.
- Copia dell’atto di acquisto o visura catastale, che certificano la proprietà e i dati utili per il riconoscimento del locale.
- Attestato di Prestazione Energetica (APE), obbligatorio per ogni tipo di locazione: attesta l’efficienza energetica dell’immobile e deve essere consegnato all’inquilino.
- Certificato di agibilità, essenziale per locali commerciali: garantisce che l’immobile rispetti i requisiti di sicurezza, igiene e salubrità.
- Eventuali certificazioni degli impianti (elettrico, idrico, gas), per dimostrare la conformità normativa degli stessi.
- Per immobili in condominio, anche l’eventuale regolamento condominiale, le spese e i recapiti dell’amministratore.
Il mancato possesso di uno o più di questi documenti può rallentare il processo di locazione o, in alcuni casi, risultare in sanzioni o invalidità del contratto.
Documenti richiesti al futuro conduttore
Chi desidera prendere in affitto un locale commerciale è tenuto a presentare alcune garanzie e documenti imprescindibili. Per il conduttore (affittuario) la documentazione base comprende:
- Documento di identità e codice fiscale, necessari per l’identificazione e per la registrazione fiscale al momento della firma del contratto.
- Nel caso di società o imprese, può essere richiesta anche la visura camerale aggiornata e, talvolta, una dichiarazione dei redditi per valutare la solidità finanziaria del conduttore.
- Per lavoratori dipendenti, le ultime buste paga e il Certificato Unico Dipendente (CUD); per autonomi, una dichiarazione dei redditi e la documentazione relativa all’attività.
L’obiettivo è garantire una selezione affidabile dell’inquilino e tutelare il locatore dal rischio di insolvenza.
Cosa valutare prima di firmare il contratto
L’affitto di un locale commerciale non riguarda solo la predisposizione dei documenti, ma coinvolge anche una serie di verifiche preliminari e considerazioni strategiche. Prima di sottoscrivere il contratto, è essenziale tenere a mente alcuni aspetti chiave:
- Destinazione d’uso: assicurarsi che la destinazione urbanistica dell’immobile consenta lo svolgimento dell’attività commerciale desiderata, sia essa vendita al dettaglio, laboratorio, ufficio o altro.
- Conformità edilizia e urbanistica: ogni modifica apportata all’immobile deve essere regolare sia dal punto di vista edilizio che urbanistico, per evitare future controversie o sanzioni.
- Regolamento e vincoli condominiali: se il locale è all’interno di un edificio condominiale, possono esserci limiti specifici che regolano orari di attività, insegne o carico/scarico merci.
- Stato degli impianti: impianti non a norma possono rappresentare un rischio sia per la sicurezza sia per la regolarità della locazione. Richiedere tutte le certificazioni di conformità e la manutenzione aggiornata dei sistemi.
- Agibilità e sicurezza: un locale privo di agibilità non può essere legalmente utilizzato per attività commerciali. Il certificato è quindi indispensabile e deve essere verificato con attenzione.
- Spese accessorie: chiarire con il locatore la ripartizione delle spese condominiali, delle utenze e delle manutenzioni ordinarie e straordinarie.
Infine, uno degli elementi più delicati è la definizione del canone di locazione e delle clausole contrattuali: stabilirne l’importo in relazione al valore di mercato, considerare eventuali richieste di deposito cauzionale e negoziare la durata e le modalità di recesso, rappresentano passaggi cruciali per un rapporto sereno e trasparente tra le parti.
Imposte, tasse e obblighi connessi alla locazione
L’affitto di locali commerciali comporta anche obblighi fiscali specifici sia per il proprietario che per l’inquilino. Il contratto di locazione deve essere registrato all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla firma. Le principali voci di spesa comprendono:
- Imposta di registro (generalmente pari all’1% annuo del canone, se optato per la cedolare secca, oppure al 2% in regime ordinario sulla somma annua del canone di locazione).
- Imposta sulle locazioni: il reddito derivante dall’affitto va dichiarato e tassato secondo la normativa fiscale vigente.
- Imu (Imposta Municipale Unica) e TARI (tassa sui rifiuti): sono a carico di proprietario o conduttore secondo gli accordi in contratto.
- Eventuali tasse locali (Tosap o Cosap) se sono previste occupazioni di suolo pubblico per insegne, vetrine o dehors.
Il rispetto di questi adempimenti è fondamentale per evitare contenziosi e sanzioni amministrative.
Accortezze e raccomandazioni finali
Firmare un contratto di affitto per un locale commerciale richiede preparazione, attenzione ai dettagli e capacità di valutazione. Tra gli aspetti più delicati, il consiglio di consultare sempre un professionista e di leggere attentamente ogni singolo articolo del contratto, specialmente in passaggi come le clausole di recesso, le garanzie e le responsabilità in caso di danni. Un ulteriore suggerimento è di effettuare un sopralluogo dettagliato prima della firma e di richiedere ogni documentazione utile a certificare la regolarità e lo stato di manutenzione dell’immobile.
Optare per la firma digitale del contratto è una soluzione pratica e ormai accettata dalla normativa italiana, che velocizza il processo e permette la registrazione telematica presso l’Agenzia delle Entrate. Pertanto, che tu sia locatore o futuro conduttore, informarsi e agire con tutte le tutele è il miglior modo per iniziare una nuova esperienza commerciale senza sorprese.
Per approfondire alcuni dei termini tecnici citati, può essere utile consultare la voce dedicata su locale commerciale e sulle certificazioni presenti sul sito di Attestato di Prestazione Energetica.
